Helpotusta kulu- ja ostolaskujen käsittelyyn
Kuitit suoraan kirjanpitoon
Taloushallinto on yrityksen toiminnan selkäranka – mutta entä jos se onkin pullonkaula? Monissa suomalaisyrityksissä käsitellään yhä kuitteja, tehdään matkalaskuja käsin ja siirretään tietoja järjestelmästä toiseen manuaalisesti. Nämä työvaiheet vievät aikaa, aiheuttavat virheitä ja hidastavat päätöksentekoa. On aika siirtyä manuaalisista prosesseista kohti tehokkaampaa taloushallintoa.
”Voisitko toimittaa puuttuvat kuitit mahdollisimman pian?” Tämä kysymys on varmasti monelle yrittäjälle tuttu. Käteisellä tai pankki- ja luottokorteilla tehdyt ostot tuovat mukanaan toistuvan rutiinin, kuittien keräämisen ja toimittamisen kirjanpitoon. Mutta voisiko tämän tehdä helpommin ja tehokkaammin?
Miksi kulujen käsittely ja kirjaaminen ajallaan on tärkeää?
Taloushallinnon asiantuntija Marja-Liisa Lohtander, joka työskentelee Netvisorin tuotekehityksessä Senior Business Analyst -roolissa, korostaa kulujen oikea-aikaisen käsittelyn merkitystä.
”Kun kulut kirjataan heti ja oikein, kirjanpito pysyy ajantasaisena ja virheiden riski pienenee. Jos toimitat kuitit myöhässä, on raportointi myöhässä. Ja silloin päätökset tehdään usein mutulla, ei tiedolla”, Marja-Liisa sanoo.
Marja-Liisa kertoo ajantasaisella kulujen kirjaamisella olevan merkitystä erityisesti muutamasta syystä:
- ALV-vähennysten varmistaminen: Vain oikein dokumentoiduista ja liiketoimintaan liittyvistä kuluista voi tehdä arvonlisäverovähennyksiä.
- Tilinpäätöksen oikeellisuus: Puuttuvat tai väärin tiliöidyt kulut vääristävät tulosta ja taseen lukuja.
- Kassavirran hallinta: Ajantasainen tieto yrityksen menoista tukee järkevää päätöksentekoa.
Ajantasainen kulutieto ei helpota vain päätöksentekoa, vaan myös kirjanpidon arkea. Mitä enemmän tietoa siirtyy automaattisesti järjestelmään, sitä vähemmän tarvitaan manuaalista työtä. Seuraava askel onkin miettiä, miten tämä toteutuu käytännössä.
Kulut suoraan kirjanpitoon ilman kuittirumbaa
”Perinteinen ostolaskujen käsittely voi olla aikaa vievää, kun puuttuvien kuittien perään kysellään tai vaadittavia lisätietoja, esimerkiksi tilaisuuteen osallistuneita joudutaan täydentämään jälkikäteen. Pahimmillaan jokainen yksittäinen tapahtuma käydään kirjanpidossa erikseen läpi”, Marja-Liisa kuvaa.
S-Business-kortilla ostotiedot siirtyvät suoraan laskulle, eikä kuitteja tarvitse skannata, säilyttää tai lähettää kirjanpitäjälle eteenpäin. S-Business-lasku sisältää valmiiksi eritellyt tuoteryhmätiedot, jotka voidaan yhdistää yrityksen omaan tilikarttaan. Tämä mahdollistaa automaattisen tiliöinnin ostolaskujärjestelmissä, kuten Netvisorissa, ja vähentää kirjanpitäjän manuaalista työtä merkittävästi.
”Onhan se kirjanpitäjällekin työlästä, että hän joutuu kyselemään kuittien ja ostotapahtumien perään. Kun tiedot ovat laskulla valmiina ja oikein, työ helpottuu kaikilta osin”, Marja-Liisa sanoo.
Lisäksi oston yhteydessä on mahdollista lisätä tarvittavat lisätiedot suoraan S-Business-sovelluksessa, kuten tapahtuman tyyppi tai osallistujien nimet. Tämä ehkäisee selvityspyyntöjä ja tekee kirjanpidosta tarkempaa.
Miten automatisoida kulu- ja ostolaskujen käsittelyä?
Yksi ratkaisu arkea helpottamaan on Netvisorin ja S-Businessin integraatio. Integraation avulla S-Business lähettää kaikki laskulla olevat kulutiliöinnit ennalta määritellyille kirjanpidon tileillesi, ja mikä parasta, tämä kaikki tapahtuu täysin automaattisesti.
Tämä tarkoittaa seuraavia hyötyjä:
- Kuittien säilyminen digitaalisesti: Ei enää hävinneitä kuitteja tai manuaalista arkistointia, sillä kuittitiedot siirtyvät ostolaskun rivitietoina rakenteisessa muodossa ostolaskujen käsittelyjärjestelmään.
- Kulujen kohdentaminen helpottuu: Tapahtumien viitetiedot siirtyvät automaattisesti Netvisor-järjestelmään verkkolaskuaineistossa (esim. kulun aihe).
- Taloushallinnon automaatioaste paranee: S-ryhmän tuoteryhmäkoodit ovat yhdistetty automaattisesti Netvisor-tilikarttaan, jolloin laskut saapuvat valmiiksi tiliöitynä ja tapahtumat kohdistuvat suoraan oikeille kulutileille.
- Vähemmän selvityspyyntöjä: Kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla yhdellä silmäyksellä, mikä helpottaa sekä kirjanpitoa että tilinpäätöksen valmistelua.
- Kulujen seuranta helpottuu: Kuluja voi seurata Manager-palvelussa tai ladata ne Exceliin.
S-Business on yrityskortti, joka pelastaa sinut kuittirumbalta. Kuitteja ei tarvitse säästää, sillä kirjanpidon tarvitsemat tiedot löytyvät valmiiksi kuukausittaiselta korttilaskulta. Lisäksi saat tuntuvia etuja ja alennusta yli 1800 S-ryhmän toimipaikasta. Yrityksesi saa alennusta niin ruokaostoksilla, huoltoasemalla, hotellissa kuin ravintolassakin.
