S-BUSINESS PAKOTESEURANNAN REKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE (päivitetty 3/2025)
Rekisterinpitäjä
S-Business Oy
Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus 2389183-8
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
S-Business Oy
Sähköposti: s-business@sok.fi
Puhelin: 010 768 0820
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pakotteet ovat valtioiden ja kansainvälisten instituutioiden (esim. EU tai YK) keino vaikuttaa yksittäisten maiden sekä valtiollisten ja ei-valtiollisten henkilöiden ja yritysten toimintaan ulkopoliittisten päämäärien saavuttamiseksi. Pakotteilla pyritään muun muassa torjumaan tuotteiden, palveluiden tai muiden resurssien antaminen yksilöityjen tahojen käyttöön ja siten vaikeuttamaan tai estämään kyseisten toimijoiden toimintaa.
Yritys- ja henkilötietoja käsitellään DOKS-palvelussa pakotetarkastusten suorittamiseksi.
Vastapuolen pakotetarkastus on tehtävä ennen yhteistyön aloittamista ja sopimuksen solmimista. Tämän lisäksi pakotetarkastus on uusittava säännöllisesti koko sopimussuhteen elinkaaren ajan.
Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely vastapuolen pakoteseurannan toteuttamiseksi perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun.
Asianmukaisen pakoteseurannan järjestäminen S-Busineksessa on tärkeää, ettei S-Business itse riko pakotesääntelyä ja että S-ryhmän tuotteita ja palveluja ei tahallisesti tai tahattomasti käytetä pakotesääntelyn vastaisesti. Pakotteiden kohteiden kanssa ei saa ryhtyä minkäänlaisiin liiketoimiin suoraan tai välillisesti.
S-Busineksen tulee noudattaa sellaisinaan EU:n ja YK:n pakotteita, jotka saatetaan voimaan lainsäädännön kautta. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin lakisääteiseen velvoitteeseen. Lisäksi rahoitussopimukset velvoittavat S-Businesta noudattamaan Yhdysvaltojen sekä Yhdistyneen kuningaskunnan asettamia pakotteita. Näiden osalta käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Pakotelistatarkastusta varten vaadittavat tiedot
- suomalaisista yrityksistä Y-tunnus ja yrityksen nimi
- ulkomaisista yrityksistä rekisterinumero, yrityksen nimi ja maatunnus sekä lisätietoina yhteystiedot, kuten katuosoite, postiosoite ja postitoimipaikka
Käsiteltävät henkilötiedot
- yritysten tosiasiallisten edunsaajien nimi ja syntymäaika
- yritysten vastuuhenkilöiden nimi ja syntymäaika.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaiden ja toimittajien edustajien nimi, syntymäaika ja yhteystiedot.
Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Keräämme yritysten tiedot S-Busineksen asiakasrekisteristä ja toimittajarekisteristä, josta ne viedään pakoteseurantapalvelun järjestelmään.
Pakoteseurantajärjestelmä vertaa syötettyjä tietoja yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tietoihin sekä pakotelistoihin.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Vastapuolen pakotetarkastuksia tehdään sopimuksen voimassaoloajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan manuaalisesti pakoteseurantapalvelusta.
Osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi tehtyjen selvitysten tietojen säilytysaika on viisi vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Mikäli henkilötietoja ei anneta S-Business Oy:lle, asiakkuutta ei voida avata.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
