TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
Voimassa 3/2023 alkaen

S-Business Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä
S-Business Oy
Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus 2389183-8

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisterinpitäjän yhteystiedot
S-Business Oy
Sähköposti: s-business@sok.fi
Puhelin: 010 768 0820

Rekisterin nimi
S-Business -asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisteriimme tallennettavien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on S-Business Oy:n yksinomaan yritysasiakkaille (Tilinhaltija) suunnatun laskutusmyyntipalvelun tuottaminen ja hoitaminen (luottopäätös, laskutus, asiakaspalvelu, luotonvalvonta yms.), palvelun kehittäminen ja markkinointi (raportointi-/ analytiikka), sekä palveluun liittyvien lakisääteisten säilytys-, raportointi- ja muiden velvoitteiden hoitaminen S-ryhmässä. S-ryhmällä tarkoitetaan osuuskauppoja ja SOK-yhtymää tytär- ja osakkuusyhtiöineen. 

Voimme käyttää Tilinhaltijan nimeämän yhteyshenkilön tai hakemuksella ilmoitetun kortinhaltijan henkilötietoja palvelun tuottamisen lisäksi asiakasviestintään ja markkinointiin alla kerrotun mukaisesti. 

Käytämme henkilötietoja analytiikkatarkoituksissa kotisivujen ja Chat-palvelun kävijämäärien seuraamiseen ja palvelun kehittämiseksi.  

S-Business asiakaspalveluun soitetut puhelut tallennetaan. Asiakaspalvelun kehittämiseksi tallenteita voidaan käyttää asiakaspalveluhenkilöstön koulutuksessa, palvelutasotutkimuksissa sekä ohjeistuksen kehittämisessä ja reklamaatiotapausten selvittämisessä. 

Asiakaspalveluun puhelimitse yhteyttä ottaneille voidaan lähettää tekstiviestillä kyselyjä mm. asiakkaiden tyytyväisyyden selvittämiseksi. 
Voimme käsitellä henkilötietojasi yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity täyttää yhteydenottopyyntölomakkeen S-Business.fi -sivustolla tai kun S-ryhmän toimipaikan edustaja täyttää yhteydenottopyyntölomakkeen asiakkaan puolesta.

Uutiskirjeen tilaustietoja käytetään vain tilaamasi viestin lähettämiseen. 

Hyötylaskelman tilaustietoja käytetään tilaamaasi laskelman lähettämiseen. Voimme myös lähettää sinulle tietoa muista S-Business eduista ja käyttötarkoituksista.  

Luovutamme henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ainoastaan kulloinkin soveltuvan lain ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste

S-Business Oy käsittelee henkilötietoja sopimuksien sekä oikeutetun edun perusteella.

Henkilötietojen käsittely sopimuksen perusteella

Kortinhaltijan ja Tilinhaltijan yhteyshenkilön henkilötietojen käsittelyn perusteena on lähtökohtaisesti Tilinhaltijan kortti-/tilihakemus, joka muodostaa sopimuksen S-Business Oy:n ja Tilinhaltijan välille tai Tilinhaltijan tekemä sopimus leasing-yhtiön kanssa koskien S-Business-kortin käyttöä. 

Henkilötietojen käsittely oikeutetun edun perusteella

Rekisterissämme olevia tietoja voidaan käsitellä S-ryhmään kulloinkin kuuluvien yhteisöjen sekä yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 

S-Business Oy voi lähettää rekisteröidylle S-Business -etuihin tai uusiin toiminnallisuuksiin liittyvää asiakasviestintää sekä sähköistä markkinointia (sähköposti tai mobiili) lain puitteissa. S-Business Oy voi esimerkiksi lähettää rekisteröidylle sähköpostitse tietoa kortin uusista toiminnallisuuksista ja kortin käyttömahdollisuuksista S-ryhmän toimipaikoissa. Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää myös asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja -tutkimusten toteuttamiseen ja tulosten käsittelyyn. 

Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointitarkoitukseen. Markkinointikiellon voi antaa olemalla yhteydessä S-Business -asiakaspalveluun s-business@sok.fi. 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Tilinhaltijan edustajat (Yrityksen yhteyshenkilöt ja kortinhaltijat)

Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi ja yhteystiedot
• kortinhaltijan ja Tilinhaltijan yhteyshenkilön nimi
• kortin pistotusnimi
• äidinkieli
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• kortin toimitusosoite
• laskutusosoite
• polttoöljyn toimitusosoite 
• mahdollinen markkinointikielto
• auton rekisterinumero
• ostotapahtumat

Lisäksi Chat-palvelun osalta tallennamme seuraavat tiedot: 

• chat-keskustelun ajankohta
• verkko-osoite
• keskustelujen sisältö

Lisäksi puhelutallenteiden osalta tallennamme seuraavat tiedot:

• puhelun ajankohta
• soittajan numero
• keskustelujen sisältö

Mistä henkilötietoja saadaan

• Korttihakemuksella tilinhaltijalta
• Korttihakemuksella leasing- tai hallinnointiyhtiöltä
• Tilinhaltijalta tai -yhteisöltä asiakassuhteen aikana 
• Kortinhaltijalta itseltään (esim. puhelin, sähköposti, Chat, S-Business –mobiili, S-Business Manager -palvelu 
• Kortinhaltijan S-Business-korttia käyttäen tekemistä ostotapahtumista
• Yhteydenottopyyntölomakkeelta
• Kotisivujen kautta (esim. hyötylaskelman tilaaminen) 
• Yritysten luottotietopalveluja tarjoavilta yrityksiltä yrityksen luottoluokitustiedot sekä yrityksen ja sen vastuuhenkilöiden maksuhistoriatiedot
• Suoramarkkinointikontaktitietoja Suomen Asiakastieto Oy:ltä (https://www.asiakastieto.fi/web/fi/tietosuoja-gdpr-asiakastiedossa.html)

Henkilötietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin S-ryhmän sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. 

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Henkilötietoja siirretään palvelun tuottamiseksi seuraaville palvelukumppaneille: 

• kortinvalmistaja
• sähköisen allekirjoituspalvelun toimittaja 
• laskutusoperaattori
• perintätoimisto
• maksupalveluiden välitys-, konsultointi-, viestintä- ja raportointiyhteistyökumppanit
• viranomaiset, joille luovutamme tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa

Henkilötietojen luovutus

Luovutamme kortinhaltijan henkilötietoja, kuten tietoa kortinhaltijan tekemistä ostotapahtumista kortinhaltijan työnantajalle tämän ollessa Tilinhaltija.

Leasing- ja hallinnointiyhtiöiden kanssa sopimussuhteessa olevien kortinhaltijoiden ostotapahtumat luovutetaan laskutusta ja raportointia varten. 

Voimme luovuttaa yhteyshenkilön henkilötietoja (esim. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) S-ryhmän sisällä mm. asiakaspalveluun ja palveluiden kehittämiseen sekä sopimuskumppaneillemme (esim. tilitoimisto) S-Busineksen palveluiden markkinointitoimenpiteitä ja asiakasviestintää varten.   

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme tämän selosteen mukaisia henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja hyödynnämme niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. 

•  S-Business -kortti-/tilisopimusta ja sen liitteitä säilytetään sähköisessä arkistossa sopimuksen voimassaoloaika sekä kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• S-Business kortti-/tilihakemuksia säilytetään 2 vuotta 
• Kortinhaltijan tai tilinhaltijan yhteystietoja säilytetään S-Business -asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloaika sekä kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. 
• S-Business -kortin/-tilin laskuja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. 
• S-Business -kortin/-tilin ostotapahtumatietoja säilytetään 10 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Maksumuistutuskirjeitä säilytetään sopimuksen voimassaoloaika sekä 3 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Chat-keskustelujen sisältöä säilytämme 2 vuotta.
• Puhelutallenteita säilytämme 3 kuukautta.
• Viestitilaukset poistetaan kuukauden kuluttua viestitilauksen peruuttamisesta.
• Hyötylaskelman tilauksen yhteydessä tai muiden sivuilta ladattavien sisältöjen yhteydessä jätetty sähköpostiosoite poistetaan 3 kuukauden kuluttua siitä, kun tiedot on lähetetty.
• Yhteydenottopyynnön yhteydessä jätetyt tiedot poistetaan 3 kuukauden kuluttua siitä, kun yhteydenottopyyntöön on vastaanotettu 
• Tapahtumien osallistujatietoja säilytetään korkeintaan 6 kuukautta.

S-Business-asiakasrekisteristä poistetaan säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Rekisteriin tallennettujen tietojen läpikäynti ja hävitys toteutetaan kerran vuodessa. 

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietoja luovutetaan. 

• Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada tutustua tietoihin ja virheellisten tietojen oikaisu
• Oikeus tietojen poistamiseen silloin kun muuta lakisääteistä perustetta tietojen säilyttämiselle ei ole
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus kieltää suoramarkkinointi
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä S-Business -asiakaspalveluun: s-business@sok.fi.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Mikäli henkilötietoja ei anneta S-Business Oy:lle, kortinhaltijalle nimettyä S-Business -korttia ei voida myöntää.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilöä profiloida.
Tilinhaltijan ostotapahtumien perusteella tehdään analytiikkaa palvelun kehittämiseksi ja markkinointitarkoitukseen.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja turvallisuuskeinoja. 

Tilisopimusta koskevat hakemukset ja tilinhaltijan tai -yhteisön muut henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu S-ryhmän ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla. 

Ainoastaan määrätyillä S-Business Oy:n ja S-Business Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten ja S-ryhmän työntekijöillä, joiden toimenkuvaan se kuuluu, on oikeus käyttää S-Business -asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen S-Business -asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. 

Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että tietoja yritetään käyttää väärin Tilinhaltijan lukuun. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. 

3/2023