Valmentaja Antti Niemi neuvoo kolme toimivaa aikaansaamisen keinoa.
Oletko sinäkin kuittivitkuttelija?
Ota nämä aikaansaamisen apukeinot käyttöön
Kasautuvatko sinunkin kuittisi hallitsemattomaksi röykkiöksi, jonka läpikahlaaminen lykkääntyy aina viime tinkaan? Vai jäävätkö kuitit pöydälle pyörimään, koska keksit aina jotain mielekkäämpää tekemistä? Jos vastasit kyllä, sinäkin saatat olla kuittivitkuttelija.
Vitkuttelu on aloittamisen vaikeuteen liittyvä ilmiö, jonka moni tunnistaa arjestaan. Tekemättömät asiat kuormittavat mieltä, mutta lisäksi niillä on taipumus kasaantua niin, että lopulta tekemistä odottavien tehtävien kanssa on enemmän tai vähemmän ongelmissa.
Miten asioita saisi tehtyä, jotta ne eivät jatkuvasti stressaisi mieltä ja kuormittaisi kalenteria? Valmentaja, kirjailija ja ketterän kehityksen asiantuntija Antti Niemi auttaa.
Niemi itse kiinnostui ketterän kehityksen menetelmistä huomatessaan, että on normaalia ja jopa hyväksyttävää käyttää aikaansa asioihin, jotka eivät tuota arvoa tai edistä tavoitteita.
“Tehdään töitä, koska töitä tehdään”, Niemi kiteyttää.
Hänen mukaansa moni touhuaa kaikenlaista turhaa siksi, ettei ole koskaan pysähtynyt kyseenalaistamaan tekemisen tärkeyttä.
“Aika on kuitenkin rajallista, joten on tärkeää tunnistaa ne asiat, jotka vievät tavoitteita kohti. Siinä ketterät menetelmät auttavat.”
Miten sitten voisi saada enemmän aikaa nimenomaan sitä, mitä pitääkin? Keinoja onneksi on. Tässä niistä kolme.
Kuvassa valmentaja, kirjailija ja ketterän kehityksen asiantuntija Antti Niemi.
Palkintosopimus motivoi tarttumaan toimeen
Tehokas keino vitkuttelun selättämiseen on hyödyntää palkintosopimusta. Antti Niemen mukaan se tarkoittaa, että itsensä kanssa sopii palkinnosta, jonka saa lunastaa sitten, kun tehtävä on tehty. Erityisen hyvin palkintosopimus toimii silloin, kun jotain on vain pakko saada tehdyksi.
“Voi luvata itselleen, että kun jokin juttu on tehty, sen jälkeen saa käydä kahvilla tai surffailla hetken aikaa netissä. Palkinnon ei siis tarvitse olla mikään iso tai ihmeellinen”, Niemi avaa.
Oleellista aikaansaamisen kannalta kuitenkin on, että tekemiselle varaa tietyn ajan ja poistaa silloin häiriötekijät ympäriltään.
“Jos yrittää käsitellä kuitteja, vastata sähköpostiin ja osallistua kokoukseen samaan aikaan, yhden kuitin käsittelyyn menee yllättävän kauan aikaa”, Niemi muistuttaa.
Identiteettisopimus auttaa alkuun
Aikaansaamiseen voi hyödyntää myös identiteettisopimusta. Se tarkoittaa, että tietyn tehtävän tekeminen sidotaan osaksi omaa identiteettiä. Identiteettisopimus voi kuulostaa vakavalta, mutta sen tarkoitus on vakiinnuttaa uudenlaisia rutiineja osaksi arkea – kun oma ajattelu muuttuu, toimintakin muuttuu vähitellen sen mukaiseksi.
Niemi antaa esimerkin:
“Sen sijaan, että ajattelee olevansa ihminen, joka ei koskaan saa kuitteja käsiteltyä ajallaan, päättääkin ajatella olevansa tyyppi, joka hoitaa sellaiset tehtävät aina nappiin. Näin oma käytös muuttuu toivottuun suuntaan.”
Hyvästit turhille tehtäville
Oleelliseen keskittyminen vaatii myös, että epäolennaiset asiat jättää vähemmälle ja turhat tehtävät jopa kokonaan tekemättä.
Kuulostaa helpolta, mutta Niemen mukaan turhien työtehtävien tunnistaminen ei ole välttämättä yksinkertaista:
“Jos ei tiedä, mikä on tärkeää, kaikki tehtävät tuntuvat saman arvoisilta.”
Toisaalta voi olla niinkin, ettei ole koskaan pysähtynyt tarkemmin miettimään saati kyseenalaistamaan sitä, mihin päivänsä käyttää. Varsinkin jos kaikki voimavarat kuluvat lukuisten eri tehtävien kasaan juoksemiseen, aikaa ei jää kokonaisuuden reflektointiin.
Aina ei tule edes ajatelleeksi, että jotain voisi jättää kokonaan tekemättä. Ainakin kaikkia kuittivitkuttelijoita helpottaa tieto siitä, että S-Business-yrityskortin avulla turhasta kuittirumbasta voi luopua, sillä kortti on täysin kuititon.
Joskus on niinkin, että nimenomaan turhat työt ovat helppoja, kivoja ja innostavia. Niemi antaa esimerkiksi ylisuunnittelun:
“Voi olla hauskaa istua työkavereiden kanssa palaverissa miettimässä yksityiskohtia, joilla ei ole merkitystä siinä vaiheessa projektia.”
Turhista työtehtävistä kieltäytyminen vapauttaa siis aikaa oleelliseen. Mutta miten päästä alkuun?
Niemen mukaan turhat tehtävät tunnistaa yleensä siitä, että mitään ei tapahdu, vaikka ne jättää tekemättä.
“Kannattaa aloittaa uteliaalla mielellä ja kokeilla, mitä käy, jos jättää jotain pois. Ei osallistukaan turhalta tuntuvaan palaveriin tai tiedustelee, onko tietty raportti oikeasti tärkeä tehdä”, hän neuvoo.
Testauksen voi sitoa vaikkapa tiettyyn ajanjaksoon.
”Sen jälkeen voi sitten analysoida tekemättä jättämisen mahdollisia vaikutuksia: hyötyjä ja haittoja.”
Turhan tekemisen vähentämisessä auttaa myös se, että pysähtyy kysymään itseltään, mitä työelämään kuuluu juuri nyt.
“Kun tarkastelee säännöllisesti, saako aikaiseksi sitä, mitä pitääkin, voi tarpeen mukaan tehdä pieniä korjausliikkeitä. Voi vähentää tai poistaa turhia tehtäviä ja toisaalta lisätä niitä, mitkä vievät kohti tavoitetta”, Niemi summaa.
Lisää ketterän kehityksen menetelmiin pohjautuvia oppeja löydät Antti Niemen ja Jari Hietaniemen kirjoittamasta Just sopivasti ketterä -kirjasta. Se on kiireiselle tietotyöläiselle kirjoitettu käytännönläheinen opas kohti työn ja elämän parempaa hallintaa.
Lisäksi Antin ajatuksiin voi tutustua Instagramissa @justsopivasti ja blogissa justsopivasti.com.
