Yksi rypistynyt kuitti, paljon ylimääräistä säätöä
Teemu Peränen, Business Controller, SOK Business control ja rahoitus | 15.11.2021
Kirjanpitäjä on usein kuin salapoliisi ratkoessaan kadonneiden tai epäselvien kuittien mysteerejä – selvittely on kuitenkin pois lisäarvoa tuottavista töistä.
Yksi rypistynyt kuitti, paljon ylimääräistä säätöä
Olipa kerran kuitti, joka tulostui kassalta myyntijohtajan lompakkoon kaupallisen asiakasillallisen päätteeksi eräänä kylmenevänä syysiltana. Kirjanpitäjä oli ennakkoon myyntijohtajalle kertonut, että kaikkien yrityksen kortilla maksettujen maksujen kuittiaineisto tulisi toimittaa joko valokuvattuna tai skannattuna suoraan kirjanpitäjälle odottelemaan maksukorttitoimittajan laskua. Pari viikkoa myöhemmin myyntijohtaja ryhtyi tuumasta toimeen ja kaiveli lompakostaan rypistyneen kuitin. Pahaksi harmikseen myyntijohtaja pisti merkille, että osa kuitin rivitiedoista oli jo ehtinyt haalistua hieman epäselviksi. Toiminnan miehenä myyntijohtaja ajatteli, että olkoon menneeksi, kyllä kirjanpitäjä vielä selvän saa, ja valokuvasi kuitin kirjanpitäjän käsittelyyn.
Kuulostaako tämä liiankin tutulta tarinalta kirjanpidossanne?
Kirjanpitäjälle jää usein kaikista epäkiitollisin tehtävä, kun haalistuneen kuitin rivitietoja on selviteltävä ja tulkittava, jotta kirjanpidon tiliöinnit voi tehdä. Myyntijohtajan kuitti oli sentään vielä tallessa niin, että se saatiin toimitettua kirjanpitäjälle. Kuitti olisi yhtä hyvin voinut jäädä pölyttymään myyntijohtajan lompakkoonkin. Sitä ei ehkä koskaan olisi valokuvattu. Tai kenties se olisi illanvieton tuoksinassa kadonnut kokonaan.
Totta on, että kirjauksia tehdessään tai epäselviä kuitteja selvitellessään kirjanpitäjän on monesti vedettävä salapoliisin hattu päähänsä. Selvittelytyö on suoraan pois lisäarvoa tuottavista työtehtävistä.
Kuitittomuus keventää kirjanpitäjän elämää
Kuitittomuuden termiin törmää aika ajoin. Mutta mitä kuitittomuudella oikeastaan tarkoitetaan?
Palataan hetkeksi myyntijohtajan asiakasiltaan, mutta kuvitellaan, että myyntijohtaja olisi elänyt kuitittomassa maailmassa.
Kun myyntijohtaja tekee maksua kassalla, hänen ei sen jälkeen enää tarvitse huolehtia paperisen kuitin kohtalosta: ei sen säilytyksestä, eikä sen puoleen sen lähettämisestä kirjanpitäjällekään. Itse asiassa myyntijohtaja ei edes saa paperista kuittia maksunsa yhteydessä.
Kirjanpitäjän ei puolestaan tarvitse odotella kuitteja myyntijohtajalta, yhdistellä niitä kululaskun liitteeksi tai tulkita epäselvien kuittien tietoja tiliöintiä tehdessään. Ja mitä kirjanpitäjän ei varsinkaan tarvitse tehdä: soitella puuttuvien kuittien perään.
Kun kuitittomuuden paloittelee työvaiheisiin, jo yksi kuititon kuitti tuo aikamoista ajansäästöä kirjanpitäjälle. Miten paljon aikaa säästyykään silloin, kun kuitteja on käsiteltävänä satoja tai jopa tuhansia.
Kun puhumme kuitittomuudesta, tarkoitamme edellä kuvatun kaltaista tilannetta, jossa korttioperaattori huolehtii korttitapahtumien kuittien hallinnasta, yhdistämisestä kululaskulle ja kaiken aineiston automaattisesta toimittamisesta suoraan kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjä vastaanottaa siis kaiken lainsäädännössä vaaditun tositeaineiston yhdessä erässä, joka sisältää kululaskun sekä kaikki yhden laskutusjakson aikaiset kuitit arvonlisäverotietoineen.
Kuitittomuuden maailmassa ei tarvitse hallinnoida erillistä fyysistä kuittiaineistoa, vaan kaikki tarvittavat tiedot ovat kätevästi yhdessä tiedostossa. Kuitittomuus ei siis tarkoita sitä, että kuittia ei ole.
Automaattisella tiliöintiehdotuksella suoraan kuuhun
Kuitittomassa maailmassa kirjanpitäjän työtä voidaan helpottaa entisestään lisäämällä ostotapahtumiin tiliöintiehdotus jokaiselle ostoriville. Kirjanpitäjän ei siis tarvitse tiliöidessään ottaa kantaa kirjanpidon tiliin, sillä kaikki tämä työ on tehty keskitetysti jo ennakkoon, kun tilikartta ja ostotapahtumat on viety yhteen. Mikäli käytössä oleva kirjanpitojärjestelmä on sähköinen, on kaikki tiliöintiehdotustieto mahdollista tuoda suoraan järjestelmään valmiina tiliöintiriveinä. Automaattisen tiliöintiehdotuksen avulla voidaan kululaskuprosessissa ohittaa käytännössä kaikki perinteisen kululaskuprosessin työvaiheet alkuperäistä maksutapahtumaa lukuun ottamatta.
Mopolla ei mennä kuuhun, mutta automaattisen tiliöintiehdotuksen yhteydessä voidaan sanoa, että mopolla mennään kuuhun – suoraan ohituskaistan kautta.
Miltäpä tällainen kuititon maailma kuulostaa verrattaessa perinteisten kuittien kanssa toimiseen?
S-Business on yrityskortti, joka pelastaa sinut kuittirumbalta. Kuitteja ei tarvitse säästää, sillä kirjanpidon tarvitsemat tiedot löytyvät valmiiksi kuukausittaiselta korttilaskulta. Lisäksi saat tuntuvia etuja ja alennusta yli 1800 S-ryhmän toimipaikasta.
