Lohja
Kaupungin ketterämmät maksutapakäytännöt
Lohjan vireässä kaupungissa on säästetty S-Busineksen avulla yksiköissä aikaa ja rahaa kahdeksan vuotta.
Kaupungin kesästä on tulossa merkittävä, Lohjalla järjestetään vuoden 2021 Asuntomessut 9.7.–8.8. Hiidensalmessa, Lohjanjärven rannalla, alle kahden kilometrin päässä Lohjan keskustan palveluista.
Osaava henkilöstö on Lohjan voimavara
Kaupungin kokonaishenkilöstömäärä oli vuoden 2020 lopussa 3072 työntekijää.
– Yksi vahvuuksistamme on, että Lohjan kaupunki on samalla sekä tarpeeksi iso että tarpeeksi pieni. Tämä mahdollistaa toimintatapojen ketterän muutoksen, kokeilukulttuurin ja pilotoinnin, joilla on mahdollisuus löytää tehokkaampia työtapoja kaikkien eduksi, Tanja Montonen toteaa. Hän on aloittanut Lohjan kaupungilla vuonna 2009 ja tehnyt alusta saakka töitä hallinnollisissa tehtävissä. Vuodesta 2017 lähtien hän on toiminut suunnittelijana Konsernihallinnossa.
Monen käänteen maksutapamenettelyt
Lohjan kaupunki kilpailuttaa hankintansa noudattaen julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sekä kaupungin hankintaohjelmaa. S-Business -kortit ovat käytössä eri yksiköissä harkinnanvaraisesti pienostojen osalta. Ensisijaisesti hankinnat tehdään sopimustoimittajilta.
Lohjalla kaupungin organisaatiossa S-Business -kortit ovat yksiköiden saatavilla esimiehen harkinnan mukaan. Tanja Montonen valottaa arkea verrattuna aikaisempaan toimintatapaan:
– Aiemmin yksiköissä täytettiin osto-osoitus eli ostolupalomake. Osto-osoitukseen merkittiin osto- tai hankintapaikka, kaupungin osalta laskun käsittelijä, menokohta, tuotetiedot sekä hankinnan suorittajan ja laskun hyväksymiseen oikeutetun henkilön allekirjoitus. Osto-osoitus jäi ostopaikkaan tulevaa laskutusta varten ja palautui laskun liitteenä ostoreskontraan. Hankinnan suorittaja toimitti kuitit ostoista laskun käsittelijälle asiatarkistusta ja tiliöintiä varten. Osto-osoitusta käyttäessä jokaiseen laskuun lisättiin laskutuslisä.
Reaaliaikaisuus ja mutkattomuus S-Business -kortin etuina
Sen sijaan arki S-Business -kortin kanssa on huomattavasti sujuvampaa.
– S-Business -kortti on käytössä yksikkökohtaisesti ja lasku ohjautuu suoraan laskun käsittelijälle ja hyväksyjälle. S-Business -kortilla maksettaessa laskutuslisää ei peritä, osto-osoitusta ei tarvitse ja ostotapahtumat kirjautuvat laskulle valmiiksi alv-eriteltyinä, joten maksukuitteja ei tarvitse erikseen skannata laskun yhteyteen. Kortin käytöstä tulee yksikköön lasku kerran kuussa, mikä vähentää työmäärää laskun käsittelyssä yksittäisiin laskuihin verrattuna, Tanja Montonen huomauttaa.
Digitaaliset palvelut arjessa tukena
S-Busineksen tarjoama Extranet-palvelu toimii Lohjalle kuittiarkistona, johon tallentuvat tiedot kaikista kortilla maksetuista ostoista.
– Extranet-palvelussa voi tehdä hakuja esimerkiksi korteittain eriteltynä tai kaikista ostoista tietyllä ajanjaksolla, Tanja Montonen listaa palvelun hyödyistä.
Montosen mukaan kuitittoman S-Business -kortin käyttöönotto on vähentänyt merkittävästi maksatuksesta vastaavien työmäärää. Itse kortin käyttäjän ei tarvitse enää laskun tullessa tehdä mitään muuta kuin tarkistaa että laskulla on kaikki oikein.
(Kuva: Ilmakuvaus Saarnikko)
