Viisi ajankäytön yleisintä haastetta –
ja ajanhallintavalmentajan ratkaisut niihin 

Aikaa ei voi hallita, mutta ajankäyttöä voi. Mikä avuksi, kun aina tuntuu olevan liikaa tekemistä mutta liian vähän aikaa? 

Anne Hämäläinen tietää, minkälaisten ajanhallintaan liittyvien haasteiden kanssa työpaikoilla painitaan, sillä hän työskentelee työnohjaajana, ajanhallintavalmentajana ja kouluttajana. 

Ihan alkuun Hämäläinen haluaa kuitenkin tehdä yhden asian selväksi: 

”Aikaa ei voi hallita, ajankäyttöä sen sijaan voi. Yleisesti kuitenkin puhutaan ajanhallinnasta, joten olen itsekin taipunut työssäni käyttämään sitä termiä”, kertoo Hämäläinen, joka kuvailee yritystään työn mummolaksi: mummolaan voi mennä omana itsenään, siellä on turvallista olla, ja kotiin lähtiessä on vähän kevyempi mieli ja ehkä muutama uusi oivalluskin. 

Yksi oleellinen oivallus voisi olla esimerkiksi se, että ajankäytön hallinta on taito siinä missä mikä tahansa muukin taito. 

”Ajankäytön hallintaa voi harjoitella. Tosin valmiiksi ei tule koskaan”, Hämäläinen muistuttaa. 

Mistä ajanhallinnan harjoitukset voisi aloittaa?  

Valmentajana, työnohjaajana ja kouluttaja työskentelevä Anne Hämäläinen auttaa asiakkaitaan esimerkiksi ajanhallintaan liittyvissä haasteissa. Kuvaaja: Fanny Saarelainen

Haaste: Aikaoptimismi 

Moni tunnistaa itsessään aikaoptimistin: ihmisen, joka kokoaa tehtävälistalleen mahdollisimman paljon kaikkea, mutta päivän päätteeksi huomaa, ettei ole ehtinyt tehdä puoliakaan. 

”Ihminen haluaa olla aikaansaava ja ahkera – sitähän kulttuurimmekin arvostaa. Kun tehtävälista on riittävän pitkä, tuntee itsensä tehokkaaksi. Jos ei sitten ehdikään tehdä kaikkea tai työt tulevat vähän hutiloiden valmiiksi, seuraa stressiä, epäonnistumisen tunnetta ja ehkä ahdistustakin”, Hämäläinen avaa. 

Optimismi on elämän muilla osa-alueilla hyvä asia, mutta ajankäytössä kannattaa olla realisti. Siksi aikaoptimismiin taipuvaisen on syytä pysähtyä miettimään, miten paljon erilaiset tehtävät vievät oikeasti aikaa. Hämäläinen sanoo, että esimerkiksi toistuvia rutiinitöitä voi tarvittaessa vaikka kellottaa, jotta saa paremman käsityksen siitä, miten kauan ne kestävät.  

Toinen toimiva tapa on jakaa päivä 1–3–5-metodin mukaan. 
 
Numero yksi on kuin pääruoka eli tehtävälistan tärkein ja yleensä myös suurin työ. Kun sen saa tehtyä, voi olla itseensä tyytyväinen. 

Kolmonen kuvaa rutiininomaisia silpputöitä, joita tehtävälistalleen voi nostaa korkeintaan kolme. Esimerkiksi laskujen maksaminen, sähköpostiin vastaaminen tai jonkin puhelun soittaminen voivat olla tällaisia töitä. Jos ne ehtii tehdä, päivä on oikein onnistunut. 

Lisäksi voi listata itselleen viisi bonustehtävää, joista valitsee yhden, jos aikaa ja intoa riittää. Nämä tehtävät eivät kuitenkaan ole välttämättömiä, vaan mukava lisä tai mahdollisuus tarttua esimerkiksi johonkin isompaan projektiin, jota normaalisti lykkää. 

Haaste: Vitkuttelu 

Kun aikaoptimisti kuvittelee ehtivänsä enemmän kuin todellisuudessa on realistista, vitkuttelija sen sijaan ei saa aloitettua. 

”Yleensä käy niin, että itse tehtävän tekeminen ei ajallisesti kestä kauaa, mutta silti siihen tarttuminen tuntuu työläältä. Mitä enemmän vitkuttelee, sitä enemmän tekemätön työ kuormittaa henkisesti”, Hämäläinen sanoo. 

Hän tunnustaa itsekin vitkuttelevansa erityisesti sellaisissa asioissa, joihin liittyy monta eri työvaihetta. Toiset lykkäävät pieniä, rutiininomaisia työtehtäviä aina eteenpäin, kun taas toiset eivät saa tartuttua isompiin kokonaisuuksiin.  

Hämäläisen mukaan vitkuttelua voi lähteä taklaamaan tunnistamalla ne asiat, joita tyypillisesti lykkää. 

”Käytän työssäni kuormitusanalyysiä, joka auttaa tunnistamaan asiat, joiden kanssa yleensä vitkuttelee. Analyysin avulla avautuu, ovatko asiat pieniä vai isoja, helppoja vai vaikeita, kokonaisuuden kannalta tärkeitä vai epäolennaisia. Vasta sen jälkeen tekemisen esteitä voi lähteä purkamaan askel askeleelta.” 

Mikä sellainen askel voisi sitten olla? Hämäläinen antaa esimerkin omasta elämästään: 

”Jos hoitaisin laskutuksen vain kerran kuussa, laskujen lähettäminen tuntuisi ylivoimaiselta tehtävältä. Siksi lähetän laskut aina saman tien. Palastelen siis kokonaisuuden pienempiin osiin, jolloin se ei kuormita minua henkisesti tai ajallisesti.” 

Haaste: Liikaa tekemistä 

Toisinaan aika tuntuu loppuvan kesken siksi, että tekemistä on liikaa. Se johtuu Anne Hämäläisen mukaan muun muassa siitä, ettei täysin tiedä omaa suuntaansa – fokusta tai selkeitä tavoitteita ei ole.  
 
”Saattaa käydä niin, että innostuu kaikenlaisesta ja lähtee mukaan monenlaiseen. Voi myös tuntua vaikealta sanoa ei. Sitten huomaa, ettei aika riitäkään kaikkeen tai että asiat jäävät aina puolitiehen.” 
 
Hämäläisen mukaan on mahdotonta fokusoitua, jos fokusta ei ole. Se on kuin lähtisi ajamaan autolla ilman, että tietää, mihin on ajamassa. Matkan varrelta löytyy kyllä kivoja paikkoja, mutta lopulta on ihan eksyksissä. 

Ensiavuksi Hämäläinen tarjoaa vähän erilaista kannattavuuslaskelmaa: 

”Ennen kuin suostuu mukaan uusiin asioihin tai ottaa vastaan vaikkapa uusia töitä, miettiikin ensin, onko se taloudellisesti kannattavaa, henkisesti kannattavaa ja ajankäytöllisesti kannattavaa. Sen jälkeen on helpompi hahmottaa, onko oma vastaus enemmän kyllä vai ei.” 

Haaste: Työt eivät lopu vapaallakaan 

Hämäläisen mielestä ajankäyttöön liittyvät valinnat ovat aina myös arvovalintoja. 

”Esimerkiksi yrittäjille suuri arvo on vapaus. Paradoksaalista on, että vapaus on myös vankila. Yhtäkkiä saattaakin huomata, että mieli on koko ajan töissä. Jos työtä ja vapaata ei erota toisistaan, vapaa-aikaa ei pian ole ollenkaan. On vain tekemättömiä töitä ja vastaamista odottavia sähköposteja, joihin menee iso osa vapaa-ajastakin.” 

Työn ja vapaa-ajan rajaaminen voi olla haastavaa myös työsuhteessa: 

”Työntekijä voi tuntea samaan aikaan painetta olla töissä kellokortin sanelemina aikoina mutta myös jatkuvasti tavoitettavissa työajan ulkopuolella.” 

Työn ja vapaa-ajan rajaamisen voi Hämäläisen mielestä aloittaa tutkimalla ensin sitä, mihin aika kuluu ja sen jälkeen sitä, mihin toivoisi sen kuluvan. Jos huomaa, että omien arvojen ja ajankäytön realiteettien välillä on ristiriita, muutoksia voi tehdä pienin askelin. 
 
”Yksi askel voi olla vaikka se, että työpuhelimen jättää yhtenä päivänä viikossa töihin. Tai että tietyn kellonajan jälkeen sulkee kaikki sähköposti-ilmoitukset, jottei reagoisi niihin vapaa-ajalla.” 

Vaikka yksittäiset vaiheet voivat tuntua pieniltä, juuri ne ovat tärkeitä. Muutoksia ajanhallintatottumuksiin voi verrata elämäntapamuutoksiin: tietoa on saatavilla valtavasti, mutta tiedon soveltaminen käytännössä ei olekaan niin helppoa. 

”Mikään ei muutu saman tien. Juuri siksi uusia rutiineja kannattaa harjoitella pienin askelin, sillä joskus uudet tavat voivat tuntua aluksi jopa epämukavilta.” 

Haaste: Kaikki aika menee tulipalojen sammutteluun 

Anne Hämäläinen on huomannut työssään, että moni syyttää kiirettä siitä, ettei arki ole hallinnassa. Hämäläisen mukaan kiire on kuitenkin oire, ei syy. 

”On tärkeää miettiä, mistä kiire johtuu. Onko ottanut liikaa töitä tehtäväkseen? Vitkutteleeko asioiden kanssa niin, että tekee kaiken vasta sitten, kun on aivan pakko?” 

Kiire saattaa näyttäytyä esimerkiksi siten, että päivät tuntuvat kuluvan vain akuuttien tulipalojen sammutteluun niin, ettei oikein koskaan ehdi aloittaa sitä, mitä oikeasti pitäisi tehdä. 

”Tulipalojen sammuttelu voi olla esimerkiksi pirstaleista sälätyötä, josta yrittää epätoivoisesti päästä eroon. Tosiasia kuitenkin on, että sälä ei lopu koskaan. Siksi voi olla hyödyllistä opetella sietämään keskeneräisyyttä sen sijaan, että yrittäisi juosta kovempaa.” 

Kun kiireen tunne nousee, Hämäläinen kehottaa miettimään, mikä on sillä hetkellä oikeasti tärkeää. Myös toimivat työvälineet auttavat: 

”Kiireen ja kuormituksen tunnetta lisää, jos jättää asiat muistinsa varaan. Kaikki se, mikä velloo päässä tekemättöminä asioina kuormittaa työmuistia ja nostaa stressitasoja. Pian alkaa jo unohdella asioita, sitten alkaa ärsyttää ja seuraavaksi saattaakin jo lamaantua niin, että yksinkertaistenkin asioiden tekeminen kestää tuskallisen kauan. Siksi pään ulkoinen kovalevy, kuten muistikirja tai puhelimen sovellus, on tarpeellinen.” 

Jos Hämäläinen voisi antaa vielä yhden vinkin ajankäyttönsä kanssa kamppaileville, mikä se olisi? 

”Apua on saatavilla myös ajankäytön haasteisiin. Varsinkin omia voimavaroja ja jaksamista kannattaa kuunnella, sillä ongelmia on aina helpompi ehkäistä kuin ratkaista.” 

---

Kuititon S-Business-yrityskortti helpottaa arkea ja säästää aikaa, kun kuukausittaiselle kuittirumballe voi heittää hyvästit. Lue lisää, minkälaista hyötyä kuitittomuudesta on yritykselle. 

Lue lisää S-Business-kortin hyödyistä